O que você precisa saber para fazer seu controle financeiro

O que você precisa saber para fazer seu controle financeiro

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fazer seu controle financeiroNão é raro chegar na metade do mês, olhar o saldo da conta corrente, se assustar ao ver que o dinheiro voou e não ter ideia de como gastou o que recebeu. Outro cenário bastante comum é ter a impressão que gasta muito em supérfluos, desperdiça dinheiro no dia a dia e não sobra muito para realizar metas importantes, como uma viagem ou um curso.  Isso acontece porque os diversos gastos do cotidiano – que vão de despesas essenciais e maiores, como aluguel e supermercado a pequenas compras, como um lanche depois do trabalho e o ingresso do cinema – somados, se revelam consideráveis. A falta de controle acaba trazendo o desperdício financeiro, já que não se sabe onde pode cortar nem onde é possível economizar. A mesma situação acontece no cenário empresarial: a falta de controle atrapalha o lucro e o crescimento do negócio, com gastos que poderiam facilmente serem cortados e controle de fluxo de caixa deficiente se tornando um problema.

Para ter finanças saudáveis, apostar no controle financeiro é preciso. Ao gerenciar despesas e receitas, você sabe para onde o dinheiro está indo, em que áreas é possível cortar gastos e, ainda, em que categorias pode economizar. Neste post, você vai aprender tudo o que precisa saber para fazer seu controle financeiro:

Como fazer um Controle Financeiro Pessoal

O controle financeiro pessoal é uma forma de organizar todas as suas receitas e despesas, levando em consideração as rendas que recebe e tudo aquilo que gasta. É uma tarefa que pode parecer simples, mas é essencial para o equilíbrio financeiro. Muitas pessoas não têm ideia de quanto realmente ganham, quanto gastam e, principalmente, no que gastam todo mês. Com isso, frequentemente se veem sem dinheiro na conta e não entendem o motivo. Para ter independência financeira e segurança de que não ficará no vermelho, fazer o controle financeiro pessoal regularmente é importante. Assim, você sabe exatamente como o dinheiro está sendo gasto e pode colocar o pé no freio se necessário, cortando supérfluos para conseguir ter a quantia necessária para poupar e realizar suas metas financeiras, como trocar de celular ou ir fazer viagem. Veja como fazer o controle financeiro pessoal:

Faça o registro de tudo o que ganha e o que gasta

Um controle financeiro pessoal eficaz passa por fazer o registro de tudo o que entra e o que sai do seu bolso. Dessa forma, você sabe exatamente quanto ganha e quanto gasta e, se preciso, pode equilibrar as finanças cortando gastos. Para funcionar, é importante que o controle seja feito regularmente, de preferência, semanalmente. Comece separando todas as entradas, que são as receitas que recebe (salário, renda extra, benefícios, etc). Em seguida, liste os gastos, começando pelos fixos (mensalidade do colégio, aluguel, conta de luz etc.) e, depois, os variáveis (compras, bares e restaurantes, etc.). Anote todas as despesas, por menores que sejam.

Defina prioridades

Ao analisar tudo o que ganha e o que gasta, é possível definir prioridades e traçar um plano de ação para economizar mais no dia a dia. Veja o que é essencial e o que não é no seu orçamento. Você realmente precisa jantar fora toda semana ou pode substituir a saída por uma refeição em casa? Por que não trocar o cinema do final de semana por uma exposição gratuita? O carro pode ser trocado pelo transporte público?  Assim, você passa a gastar seu dinheiro de forma mais consciente e reduz o risco de se endividar.

Estabeleça metas de curto prazo

O dinheiro que sobrar com o corte de gastos no cotidiano pode ser investido em suas metas financeiras, que vão desde a criação de uma reserva para emergências até uma viagem de final de semana ou a compra de um item, como um vestido ou celular. Ao estabelecer metas de curto prazo, você se motiva a manter o hábito de fazer o controle financeiro, pois vê que ele permite que você realize seus pequenos desejos.

Use o cartão de crédito com sabedoria

Além de cortar gastos desnecessários e aprender a poupar para realizar suas metas, saber usar o cartão de crédito é parte importante do controle financeiro pessoal. Utilize o dinheiro de plástico com sabedoria, evitando parcelamentos longos, que comprometam sua renda nos meses seguintes e fazendo o controle de todos os gastos que fizer nele.

Planeje gastos

O planejamento é parte essencial do controle financeiro pessoal. Estabeleça metas de gastos para cada categoria do seu orçamento pessoal e seja fiel a elas. As despesas essenciais, como aluguel, alimentação e transporte, devem ser sempre prioridade.  Os gastos relacionados a estilo de vida, como lazer, cuidados pessoais e compras, não devem ultrapassar 35% da renda líquida. Faça o controle regularmente para confirmar que está conseguindo se manter dentro do que foi planejado e, se extrapolar em alguma categoria, procure cortar gastos em outra para balancear e não prejudicar seu orçamento.

Como fazer um Controle Financeiro Empresarial

Assim como acontece com as pessoas físicas, as empresas também precisam investir no gerenciamento do dinheiro para manter as finanças sempre saudáveis e não correrem o risco de ter que recorrer constantemente a empréstimos para sair do vermelho. Neste sentido, o controle financeiro empresarial é essencial: é por meio dele que você vai analisar se o planejamento feito para o negócio está sendo executado da forma que deveria e o que deve ser feito para equilibrar a situação financeira caso algo fuja do que foi definido inicialmente. O registro de todas as movimentações e o fluxo de caixa, que são todas as entradas e saídas da empresa durante um período específico, devem ser o ponto de partida para o controle financeiro empresarial. Aprenda como fazer:

Registre todas as movimentações

O registro correto das movimentações financeiras corporativas é um passo básico, mas nem sempre realizado pelas empresas. Comece pelas contas fixas do negócio que, geralmente estão centralizadas no gestor financeiro ou em débito automático no banco. Em seguida, registre também os gastos financeiros feitos pela equipe. Para facilitar este controle, pode ser uma boa ideia usar um cartão corporativo com limite pré-fixado ou estabelecer política de reembolso com apresentação de nota fiscal. Não deixe nenhuma movimentação de fora.

Controle o fluxo de caixa

Com todas as movimentações corporativas devidamente registradas, é importante fazer um controle frequente, de preferência, diário, do fluxo de caixa, com registro de contas a pagar, a receber, controle bancário e de estoque. Com este hábito, você pode realizar um levantamento financeiro para um período determinado e, assim, reconhecer necessidades futuras, seja de empréstimos ou de aplicações, além de pagar todas as contas em dia.

Veja onde é possível cortar gastos

Caso seu fluxo de caixa não esteja equilibrado, cortar alguns gastos pode ser preciso. Comece pelos pequenos desperdícios do dia a dia e identificando potenciais de economia. Renegociar os pacotes de telefonia e internet, usar um software de gestão financeira e incentivar a redução do uso de copos descartáveis são algumas formas de cortar gastos no dia a dia sem impactar diretamente a operação do negócio.

Defina o demonstrativo de resultados

Traçar um demonstrativo de resultados é importante para que você possa saber qual é o lucro líquido, independentemente do recebimento ou do pagamento. Para chegar a ele, trace custo de mercadorias, vendas e despesas fixas e variáveis. Com o lucro líquido definido, chega-se à margem de contribuição, que consiste na diferença entre a receita total (vendas) e despesas e custos variáveis.

Use o controle financeiro empresarial a favor do negócio

O grande objetivo do controle financeiro empresarial é garantir que as receitas superem as despesas do negócio, que o fluxo de caixa se mantenha equilibrado e que haja sobra suficiente para investir no crescimento da companhia. Para que isso aconteça, é importante tomar alguns cuidados, como preferir compras a prazo, já que nem sempre seus produtos são comercializados à vista. Comprar com prazo superior ao de venda também é importante para atingir com mais facilidade o equilíbrio financeiro. É essencial ainda se desfazer de mercadorias paradas no estoque e, caso os gastos superem as receitas, procurar comprar em menor quantidade para ter menos itens estocados. Controle ainda os prazos de pagamento para garantir que suas entradas acontecerão na data prevista.

Como usar uma planilha de controle financeiro?

Algumas ferramentas são aliadas essenciais para gerenciar o dinheiro, seja ele pessoal ou da empresa. Uma delas é a planilha de controle financeiro. Com a ajuda dela, é possível registrar com facilidade todas as receitas e despesas, ver em que áreas estão os maiores gastos e identificar potenciais de economia no cotidiano. Entenda a importância de uma planilha de controle financeiro, veja como montar uma e aprenda como mantê-la atualizada no dia a dia:

Por que a planilha de controle financeiro é importante?

A planilha de controle financeiro é uma das ferramentas que permite que você insira todos os seus gastos e pagamentos diários, além das suas rendas. Diferentemente do velho caderninho de despesas, na planilha a soma é feita automaticamente e os valores são instantaneamente subtraídos da sua renda. A cada gasto inserido, um novo valor total. Com a ajuda do arquivo, você tem a possibilidade de observar de forma mais precisa como o dinheiro está sendo gasto e se há gastos em excesso em determinada área. Além disso, a ferramenta dá uma visão geral do quanto gastou a mais ou a menos no mês em comparação com o anterior.

Como montar uma planilha

O primeiro passo para montar uma planilha de controle financeiro é anotar seus gastos mensais. Não deixe nenhuma despesa de fora, mesmo que ela seja pequena, como um cafezinho ou passagem de ônibus. Crie uma rotina de registrar os gastos na hora ou pouco depois que eles acontecem para não correr o risco de deixar alguma coisa de fora. Na hora de criar a planilha de controle financeiro, é importante ter certeza que incluiu todas as categorias referentes aos seus gastos e receitas. Parcela do carro, financiamento imobiliário, mensalidade da escola. Todos os itens de despesas que fazem parte da sua rotina devem estar no documento, assim como prioridades financeiras. Caso tenha dívidas, coloque na planilha o valor que será usado para quitá-las. Se não, planeje parte da renda para a realização de alguma meta, como a compra de um celular ou uma viagem de final de semana. Depois de estruturar sua planilha, parta para a criação efetiva do arquivo. Você pode usar o Excel, programa de planilha do Microsoft Office, ou o Google Drive, com a função Google Sheets. Liste todas as categorias de receitas e, em seguida, de despesas na primeira coluna. Na coluna ao lado você deve anotar os respectivos valores e, assim, descobrir exatamente quanto gasta e quanto ganha.

Opções prontas de planilhas de controle financeiro

Criar a própria planilha de controle financeiro pode ser uma boa opção porque você pode confeccionar um documento que já é adaptado ao seu estilo de vida, com gastos que você efetivamente faz. No entanto, na falta de tempo, há planilhas prontas que podem ser baixadas facilmente. O Idec criou uma planilha sob medida para quem está começando a fazer o controle financeiro. Simples e fácil de usar, é ideal para quem não precisa de muitos recursos e fórmulas. Quem tem investimentos, pode se adaptar melhor à planilha da BM&F Bovespa, que tem uma área reservada para esse fim.

Dicas para manter sua planilha de controle financeiro atualizada

Para aproveitar ao máximo sua planilha de controle financeiro e mantê-la sempre atualizada, além de anotar todos os gastos, observe seu comportamento financeiro durante o mês. Você poupa ou sempre gasta mais do que ganha? Qual é o seu calcanhar de Aquiles? As pequenas despesas, as compras por impulso…? Quando você entende seu comportamento, pode mudar de hábitos e assumir o controle das próprias finanças. Planejar os seus gastos também é essencial. Antes mesmo do início do mês, defina quanto pode gastar dentro de cada categoria do orçamento. Comece pelos gastos essenciais e fixos e, depois, vá para as despesas variáveis. É interessante ainda reservar valores para compras especificas, como um presente de casamento, uma viagem de aniversário ou a mensalidade de um curso. Com a planilha, fica mais simples definir metas e reservas para atingir determinados objetivos.

É possível fazer um controle financeiro online?

As planilhas são ferramentas muito utilizadas para o controle financeiro. No entanto, há uma opção ainda mais prática: o controle financeiro a partir de ferramentas online. O controle financeiro online pode ser feito por meio de um site que já é construído com diversas funcionalidades para o gerenciamento eficaz do seu dinheiro. Com isso, você não tem que se preocupar em aprender, criar e manter uma planilha de controle financeiro manual.  Veja as principais características e benefícios do controle financeiro online:

Segurança no armazenamento de dados

Ao optar por fazer o controle financeiro online você não corre o risco de perder seus dados caso aconteça algum problema com seu computador ou com a sua planilha. Basta atualizar seu controle de qualquer equipamento com acesso à internet.

Importação automática de receitas e despesas diretamente do banco

Uma das grandes vantagens que algumas ferramentas de controle financeiro online oferecem é que não há necessidade de anotar gasto por gasto para gerenciar o dinheiro. Como são automatizadas, as receitas e despesas são importadas automaticamente do banco e do cartão de crédito.

Organização e categorização dos lançamentos

O controle financeiro online categoriza suas receitas e despesas. Esta funcionalidade facilita a vida de quem não tem tempo, já que basta acessar a ferramenta para ver, rapidamente, as áreas do orçamento em que estão os maiores gastos. Em algumas ferramentas de controle financeiro online, esta categorização pode ser feita de forma automática.

Planejamento e acompanhamento online de quanto ainda pode gastar

Como as movimentações bancárias são atualizadas de forma automática, com o controle financeiro online você tem acesso instantâneo ao saldo da sua conta corrente. Como as ferramentas ainda podem oferecer o recurso de planejamento – em que você pode estipular metas de gasto para cada categoria do orçamento pessoal – em um clique é possível verificar se você gastou mais do que devia ou ainda tem o que gastar em cada área sua vida.

Mobilidade

Muitos controladores financeiros online podem ser acessados também por meio de aplicativos para smartphone. Este é um recurso essencial para quem não tem tempo a perder, já que é possível gerenciar as finanças de onde estiver, diretamente do celular.

Escolha seu gerenciador financeiro online

Assim no caso das planilhas, são várias as opções de gerenciador financeiro online. Na hora de escolher, é importante analisar se os recursos oferecidos são os mais adequados para seu estilo de vida e para a forma como você organiza suas finanças. Há opções com recursos mais voltadas para empresas, enquanto outras tem foco na pessoa física. Confira as opções e escolha a mais adequada para você.

GuiaBolso

É o único gerenciador financeiro online gratuito e automático. Com o GuiaBolso, suas finanças são organizadas em menos de dois minutos. Opção ideal para quem não tem tempo a perder, ainda é simples de ser usado. Basta inserir os dados do internet banking e a ferramenta lista todas as movimentações financeiras feitas na conta corrente e no cartão de crédito, categorizando-as automaticamente. Com isso, fica muito mais simples saber onde é preciso cortar gastos e onde há potencial de economia. Intuitiva, a ferramenta possibilita que você gerencie seu dinheiro em um só lugar. Outro recurso interessante é o Planejamento, que permite traçar metas para cada categoria do orçamento e acompanhar automaticamente quanto ainda tem para gastar em cada área. A funcionalidade Gráfico mostra rapidamente em que categorias estão as suas maiores despesas no mês.

Meu Dinheiro

Programa online que pode ser usado para como gerenciador financeiro pessoal ou empresarial, o Meu Dinheiro permite que você faça o lançamento de todas as suas despesas e receitas diariamente. Com recurso que ajuda a lembrar datas de pagamento e recebimento de renda por meio de e-mail, o Meu Dinheiro pode acessado ainda por celular. Outros recursos interessantes especificamente para empresas são centros de custos e lucros e pagadores e favorecidos.

Zero Paper

Voltado para profissionais autônomos, liberais, MEIs e microempresas, o Zero Paper é um gerenciador financeiro sob medida para quem quer organizar as finanças do negócio sem ter muito trabalho. Com o recurso Contas a Pagar e a Receber, é possível ter acesso ao fluxo de caixa completo da empresa. A ferramenta também permite que a extração de relatórios seja feita de forma prática e rápida, assim como a emissão de boletos bancários de recebimentos. É possível cadastrar mais de um usuário para utilizar a ferramenta.

Gerenciador financeiro do Banco do Brasil

Voltando para empresas, o gerenciador financeiro do Banco do Brasil permite que a companhia transfira valores entre contas, efetue pagamentos, emita DOC e TEC, realize aplicações financeiros e envie a relação de Faturamento Bruto Anual, tudo online.  O acesso é feito por meio de chave que é fornecida pela agência de relacionamento. O gerenciador oferece diferentes níveis de acesso, de acordo com a permissão dos usuários.

Minhas Economias

Gráficos e relatórios são alguns dos recursos do Minhas Economias.  O site também tem a funcionalidade Gerenciador de Sonhos, que mostra quanto precisa ser guardado por mês para realizar uma meta, como uma viagem. O gerenciador não é automático. Apesar de ser online, é preciso registrar todas as entradas e saídas.

Adotar o controle financeiro é a melhor forma de alcançar de gerenciar seu dinheiro de modo eficaz e saber exatamente quanto você está gastando e como gastando. Ao adotar a prática, você sabe exatamente onde é possível cortar gastos no dia a dia e consegue economizar para realizar suas metas. Com o controle financeiro, a economia cotidiana passa a ser uma realidade e sua renda mensal consegue ser usada da melhor forma possível: na realização dos seus sonhos!

Pronto para começar a fazer o controle financeiro? Como você acha que a prática vai mudar o seu dia a dia? Não deixe de contar sua experiência nos comentários!

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