Como usar planilhas de custo no meu negócio

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Planilhas de custos podem ser tornar uma das principais aliadas para o crescimento do seu negócio. Com o auxílio da ferramenta, você gerencia suas despesas e receitas em um só lugar, consegue identificar para onde o dinheiro da companhia está indo e ajustar os gastos para economizar recursos. Confira como usar planilhas de custos no seu negócio:

Quais planilhas de custos escolher?

São diversas as opções de planilhas de custos no mercado. É importante escolher a que seja a mais adequada para as necessidades do seu negócio. A planilha de custos do ContaAzul foca nos custos dos produtos, evitando surpresas. Com a ferramenta é possível saber quais são itens que geram mais lucro para a empresa e otimizar os ganhos, melhorando a estratégia de vendas com informações mais exatas sobre gastos, lucros e comissionamento de produtos. A ZeroPaper é outra boa opção por ser gratuita e totalmente online, o que da a flexibilidade de poder acessar, trabalhar e monitorar os dados de sua empresa de qualquer lugar que possua acesso a internet. Este tipo de planilha tem a vantagem de funcionar em smartphones, o que auxilia na hora de gerenciar os registros financeiros da companhia. Uma terceira opção, open source, é o GnuCash. Esta opção de planilha de custo é extramamente robusta mas requer que o usuários tenha um bom nível de conhecimento de computação.

Como usar?

O uso de planilhas de custos é simples. Basicamente você precisa preencher e acompanhar gastos e despesas. Por meio da planilha, você pode visualizar em um único lugar todos os custos fixos e variáveis da empresa. Com a prática, você evita surpresas no fechamento do fluxo de caixa mensal e se prepara para as contas dos próximos meses. Para o bom funcionamento destas planilhas de custos digitais é necessário muita disciplina. Recomenda-se que o upload de informações seja feito diariamente. Idealmente uma pessoa, contador, deve ficar responsável por “lançar” todas as transações no sistema. Se sua empresa ainda não pode se dar ao luxo de ter um contador, reserve pelo menos 2 horas por dia para o lançamento das informações.

Outras pessoas da empresa devem usar?

Quem deve ter acesso a planilhas de custos é uma decisão estratégica da empresa, afinal, são dados estratégicos e extremamente relevantes para o crescimento e até mesmo sobrevivência da companhia. Além do dono do negócio, o acesso à planilha de custos deve ser restrito a pessoas que trabalham com as informações contábeis da empresa. É possível dar acesso aos funcionários do departamento financeiro, por exemplo. Uma vantagem de compartilhar as planilhas de custos é que todos os colaboradores têm acesso aos dados em um só lugar e não há o risco de nenhuma informação financeira relevante ficar perdida ou desatualizada.

Quais os melhores tipos de planilhas?

Quando o assunto é planilhas de custos, alguns modelos não podem ficar de fora do processo de gerenciamento financeiro do seu negócio. Um deles é a planilha de vendas, que permite identificar a sazonalidade da sua empresa. A planilha é composta por número de venda, data, valor da venda, número de produtos e quem foi o vendedor que fez a negociação. O controle de caixa é outra planilha importante. Por meio dela é possível fazer diariamente o lançamento de entradas e saídas financeiras. A planilha de desempenho de funcionários é outro recurso útil. Com a ferramenta, você reúne informações para avaliar melhor o time. Estão incluídas neste modelo planilhas de metas de setor e individuais para cada funcionário, assim como o resultado alcançado. Não esqueça ainda das planilhas de Demonstrativo de Resultados de Exercício, que mostra se a empresa está dando prejuízo ou lucro; controle de compras e estoque; e, por fim, pagamentos e recebimentos.
Planilhas de custos ajudarão a dar uma visão ampla da situação financeira do seu negócio.
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