Como montar uma planilha de orçamento para evento empresarial?

banner-GB Definir o or?amento para um evento empresarial ? um dos passos mais importantes para garantir que ele ser? um sucesso. Em linhas gerais, o documento consiste em todos os produtos e servi?os que ser?o contratados para a ocasi?o e seus respectivos valores. A planilha de or?amento ? a ferramenta ideal para organizar estas informa??es e garantir que o custo do evento est? dentro da verba que foi estipulada inicialmente pelo cliente. Veja como definir o or?amento do seu evento e aprenda como montar uma planilha para gerenciar os seus custos:

Fa?a um planejamento antecipado do evento

Planejamento e organiza??o s?o as chaves para o sucesso de qualquer evento empresarial. Para que tudo aconte?a dentro do esperado, ? importante come?ar pelo planejamento financeiro, sabendo, antes de tudo, qual ? o dinheiro disponibilizado pelo cliente para a realiza??o do evento. Depois, ? preciso dividir este valor total entre os produtos, servi?os e profissionais que ser?o contratados para ocasi?o. Os valores, nesta fase, podem ser apenas estimados, pois ? poss?vel que voc? ainda n?o tenha selecionado os fornecedores e/ou n?o tenha a resposta sobre o pre?o exato que ser? cobrado pelos produtos e servi?os. Esta estimativa de pre?os ? fundamental porque ? poss?vel que, somando tudo o que ? necess?rio para a realiza??o do evento, o valor total ultrapasse a verba do cliente. Caso isso aconte?a, s?o dois os caminhos que podem ser seguidos: negociar o aumento do valor para a realiza??o do evento ou negociar com os fornecedores uma redu??o do pre?o na contrata??o de produtos e servi?os.

Defina as ?reas que dever?o entrar na planilha de or?amento

Com a verba total a ser gasta em m?os, ? hora de criar seu or?amento. O primeiro passo ? distribuir o valor total pelas ?reas que s?o necess?rias para tornar o seu evento uma realidade como, por exemplo, local, bebida, comida, decora??o, divulga??o, etc. Para definir estas ?reas, ? importante levar em considera??o o perfil do seu evento. Uma coletiva de imprensa com a presen?a de autoridades certamente exigir? a contrata??o de seguran?as, cuidado que talvez n?o seja necess?rio para um workshop de equipe. Uma festa de final de ano necessariamente ter? que ter uma ?rea do or?amento reservada para decora??o, o que n?o ser? necess?rio no caso de uma palestra para um pequeno grupo, por exemplo.

Organize os dados em uma planilha

Com as ?reas definidas, ? o momento de organizar os dados e criar sua planilha de or?amento. Fa?a a separa??o por ?reas, com seus respectivos itens. A ?rea Funcion?rios, deve contar com itens como Seguran?a, Limpeza, Cozinha, Bar etc. Em seguida, defina os valores que voc? estima gastar em cada ?rea. Um ponto importante ? que a soma dos valores estimados seja um pouco mais baixa do que o que voc? realmente pode gastar para ter uma margem de erro caso os gastos da ?rea ultrapassem o valor inicial ou em caso de imprevistos. Ao criar a planilha de or?amento, deixe um espa?o para colocar o total estimado e, em seguida, o total real para cada item. O m?ximo de detalhamento sempre ajuda no controle. Mesmo as pequenas despesas n?o podem ficar de fora. Planilhas de or?amento prontas podem ser uma m?o na roda, mas ? preciso ficar atento: quanto mais personalizado for o planejamento, mais simples e eficaz ser? o controle dos seus gastos.

Pesquise para conseguir valores mais competitivos e fique de olho na qualidade

Com o or?amento estruturado, ser? necess?rio partir para a busca de fornecedores e pesquisar bastante para conseguir os melhores pre?os. A internet ? ferramenta essencial para esta tarefa. Com uma consulta r?pida, voc? encontra op??es de fornecedores de produtos e servi?os que precisa. Antes de pedir um or?amento para cada um deles, navegue no site, consulte a lista de clientes que eles t?m e cheque a credibilidade que as empresas t?m no mercado para evitar poss?veis problemas no seu evento. Pe?a o or?amento, selecione as fornecedoras com os melhores pre?os e pe?a para fazer uma avalia??o do produto ou servi?o para se certificar sobre a qualidade. Caso seja um hotel, fa?a uma visita t?cnica. No caso de um buf?, prove as comidas que ser?o servidas, etc.

Prepare-se para imprevistos

Imprevistos acontecem em todos os eventos, independentemente do porte. Por isso, ? importante que sua planilha de or?amento, al?m da margem de erro por ?rea, tenha ainda uma margem de erro no custo total. Isto ir? garantir que voc? tenha de onde tirar dinheiro caso aconte?a alguma coisa que n?o estava prevista, como um aumento no n?mero de convidados, furo de algum fornecedor ou algum servi?o que tenha que ser contratado na ?ltima hora.

N?o hesite em pedir descontos

Para reduzir os gastos na realiza??o do evento corporativo, fique atento a promo??es e n?o hesite em pedir descontos para fornecedores caso a quantidade de itens solicitados seja grande ou voc? contrate mais de um servi?o com a mesma empresa. Comece sua pesquisa de pre?os por empresas com as quais voc? j? tenha trabalhado, assim, pode solicitar um pre?o mais competitivo ou um prazo de pagamento melhor por ser um cliente fiel.

Adeque sua planilha de or?amento ?sua realidade financeira

Mesmo com todos os esfor?os e negocia??es com os fornecedores, pode ser que a conta do seu evento n?o feche. Neste caso, cortar alguns gastos pode ser preciso. Para n?o correr o risco de abrir m?o de um produto ou servi?o essencial para o sucesso da empreitada, analise cuidadosamente sua planilha e veja onde ? poss?vel economizar sem comprometer a qualidade do evento. A divulga??o, por exemplo, pode ser concentrada nos meios virtuais, para economizar os custos de impress?o de material promocional. O buf? pode ter um n?mero menor de pratos, enquanto a equipe de funcion?rios pode ser reduzida em hor?rios de menor movimento. A planilha de or?amento ? sua principal aliada para manter os custos do evento sob controle e garantir que ele ser? um sucesso. Voc? ainda tem alguma d?vida sobre como montar sua planilha e controlar os custos de um evento? Deixe nos coment?rios! banner-GB-2 Leia tamb?m: -?Compare 4 op??es de empr?stimo pessoal online ?As 4 melhores planilhas de gastos pessoais para o seu dinheiro ?50 dicas para aprender como economizar dinheiro ?Planilha de gastos no Excel ou controle financeiro online? ?Planilha de gastos mensais: como fazer?]]>

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